Einstieg für Experten

In wenigen Worten

Standard-Cloud.com ist ein sehr flexibl einsetzbares Informationsmanagementsystem, denn es ist nicht mit der Absicht entwickelt worden, einen spziellen Anwendungsfall abzudecken.
Ziel war es ein System zu entwickeln, das Informationen stets typisiert als Objekt, auf Basis eines Objekttyp/Klasse ablegt.
Informationen sollten nicht nicht nur effizient abgelegt, sondern auch schnell wieder aufgefunden werden können. Über Änderungen (an Objekten) im Unternehmen wird der Mitarbeiter in seinem persönlichen Strem informiert.

Darüber hinaus kann durch die Analyse des Anwenderverhaltens vorhergesagt werden, welche Information ein Anwender mit hoher Wahrscheinlichkeit im aktuellen Kontext benötigt. Weitere Details finden Sie auf dieser Seite und in der Dokumentation.

Schnellstart – vom Objekttyp bis zum Stream

Im folgenden Beispiel wird der Objekttyp Produkt angelgt. In diesem Schnellstart geht es lediglich um das Prinzip – in der Praxis würde man ein Produkt wesenltich ausführlicher beschreiben.

1. Objekttyp beschreiben

Man beschreibt zunächst jende Objekte, die man ablegen möchte. Das könnte z.B. ein Produkt sein.
Ein Objekttyp wird durch mehrere Felder, wie z.B. eine Artikelnummer, eine Beschreibung, einen Preis sowie ggf. ein Bild beschrieben.

Objekttyp Produkt

2. Liste anlegen

Anschließend kann man nun Produkte in einer zentralen Liste verwalten (anlagen, löschen, ändern).

Bild der Produktliste

3. Abonnement erstellen

Möchte man als Mitarbeiter nun über neue Produkte oder Änderungen informiert werden, richtet man ein Abonnement/ Benachrichtigung auf die gewünschte Aktion(anlegen, löschen, ändern) ein.

Ändert sich nun etwas, wird man automatisch im Stream informiert.

Folgen
Bild des Stream

4. Ansicht erstellen (optional)

Nachdem man den Objekttyp angelegt hat, kann man die Darstellung des Objektes noch anpassen. Hierfür sind keine Entwicklerkenntnisse erforderlich.

Eine Ansicht für das Produkt

Ziele und Motive der Entwicklung

Informationen sollten – wann immer möglich – als konkretes Objekt gespeichert werden.
Der Mensch denkt in Objekten (Kunde, Bauplan, Meeting, Projekt) und nicht in IT Fachbegriffen (Site Collection, Webseite, Ordner, Dokument).
Eine effektive Verteilung von Informationen, effektives wiederauffinden von Informationen, sowie die Analyse und Auswertung sind nur dann möglich, wenn typisiert, klassifiziert wird.

Eine Information soll möglichst einfach, mit geringem Zeitaufwand, im System abgelegt werden.
Statt durch Ordner oder Webseiten zum gewünschten Informationscontainer zu gelangen, wird in Standard-Cloud direkt der gewünschte Objekttyp (Siehe Schnellstart) gewählt. Das System stellt sicher, dass Informationen nur typisiert abgelegt werden. Eine „falsche“ Bedienung ist somit (fast) ausgeschlossen. Es muss dem Anwender keine bestimmte Ordnerstruktur, Webseitenstruktur oder Dateibenennung antrainiert werden.

Eine Information soll möglichst schnell aufgefunden werden
Der Mensch denkt in Objekten und formuliert deshalb auch Fragen an das zentrale System in Objekten. „Was haben wir zuletzt bei Kunde X gemacht“ „Wo ist Mitarbeiter X am 23.10?“
Daraus folgt, dass die Abfragesprache ebenfalls über Objekte erfolgen muss. Deshalb ist das „Sucherlebnis“ auch nicht mit klassichen Dokumentenmanagmentsystemen vergleichbar. Es gibt folgende Möglichkeiten eine Information zu finden:

1. Mit der Suche
Diese unterstützt den Anwender, spricht die Sprache des Anwenders und liefert ggf. direkt antworten.
2. Per Navigation (Button Verbindungen)
In Standard-Cloud.com werden die Objekte (Kunde) mit andern Objekten (Rechnung, Beschwerde etc.) verkettet. An jedem Objekt gibt es einen Button Verbindungen. So kann von der Beschwerde auf den Kunden navigiert werden – und vom Kunden wieder zum Vertriebstermin.
3. Per Schnellstart
Kennt der Anwender die Liste oder den Objekttyp wird er über den Schnellstart (eine durchsuchbare Dropdownbox) schnell die gewünschte Information finden.
4. In der Historie
Es wird ein Protokoll der Aktionen eines Endanwenders aufgezeichnet. Hier sieht er welche Aktionen, Objekte angeschaut oder bearbeitet wurden. Natürlich ist das nur für den Endanwender möglich. Eine Mitarbeiterüberwachung, so wie das bei einigen amerikanischen Produkten der Fall ist, ist nicht möglich.
5. Aus der Timeline
Sie haben einen Fertigstellungstermin, ein Meeting, einen Termin, der für sie relevant ist? Bisher mussten Sie immer den eigenen (z.B. Outlook) Kalender pflegen und dort Termine aus einem anderen System – z.B. SharePoint – synchronisieren.
Bei Standard-Cloud ist es anders herum. Ein Objekt (z.B. Aufgabe), das eine Termin-Feld und ein Benutzer-Feld beinhaltet, bei dem der Benutzer enthalten ist, wird automatisch in die Timeline aufgenommen. Wenn man z.B. ein Meeting hat und Teilnehmer ist, wird man dieses Meeting in der Timeline finden.
Wer zusätzlich noch eigene Termine pflegen möchte, der erzeugt eine Liste „Meine Termine“ und berechtigt sich ausschließlich selbst darauf. Dort könnten dann ggf. private Termine eingetragen werden.

6. Im Stream
Der Endanwender kann sehr granular selbstbestimmt festlegen, bei welchen Aktionen innerhalb der Organisation, er einen Eintrag im persönlichen Stream erhalten möchte.

Die Vielzahl der Möglichkeiten ist kein Nachteil – jede hat ihren Charme. Wer möchte, der kann natürlich auch nur auf die Suche zurückgreifen. Nach wenigen Minuten wird der Anwender aber verstehen, wann er welche Möglichkeiten nutzen kann.

Wenige Klicks, sinnvolle Buttons, geringer Schulungsaufwand
Alle Aktionen sind intuitiv und mit wenigen Klicks möglich sein. Ein Anwender muss nur wenige Befehle kennen, um mit dem System arbeiten zu können. Das Menü kann bei Bedarf so angepasst werden, dass nur die nötigsten Befehle (z.B. Speichern, Abbrechen) eingeblendet werden. Die intuitive Bedienung sorgt auch dafür, dass der Schulungsaufwand i. d. R. sehr gering ist. Software, die einfach zu bedienen ist und dem Mitarbeiter ein effektives Werkzeug liefert, macht Spaß. Auf Gamification wird deshalb bewusst verzichtet.

Objekte werden verkettet
Für sinnige Handlungen sind Informationen entscheidend. Ein Vertriebsmitarbeiter, der einen Kunden besucht, sollte alle Informationen haben, die seine Handlungen, das Vertriebsgespräch, die Strategie, beeinflussen könnten. Da genügt es nicht, wenn er weiß, welche Produkte in der Vergangenheit gekauft wurden oder welche Wünsche dieser äußerte. Er sollte auch wissen, ob es Reklamationen gab. Wer zuletzt beim Kunden war, wie der Stand in einem bestimmten Projekt ist, welche Probleme es gibt. Viele Unternehmen haben in verschiedensten Systemen (Dateiablage, Projektmanagementsystem, CRM System, Ticketsystem) diese Informationen hinterlegt. Ein Gesamtbild der Situation liefern diese aber nicht. Zusammenhänge erkennen und mögliche Lösungen finden, ist mit klassischen Systemen nur bedingt möglich. In der Musterfirma wird das Verketten von Informationen effektiv demonstriert. Klicken Sie doch mal bei einem Kunden-Objekt auf „Verbindungen“.

Einfaches Berechtigungskonzept
Klassischerweise werden Berechtigungen auf Ebene eines Ordners, einer Webseite – eines Containers gelegt. Bei Standard-Cloud ist dies anders. Es gibt eine zentrale Schlüsselliste. Jeder Benutzer bekommt nun mehrere Schlüssel über die Administration zugewiesen. Ein Schlüssel wird danach auf einen Objekttyp, eine Liste oder ein Objekt berechtigt. Eine von einem Mensch formulierte Berechtigungsvergabe kann so schnell umgesetzt werden. In einer zukünftigen Version werden die Berechtigungen auch auf Basis von Feldeigenschaften vergeben. So kann z.B. sichergestellt werden, dass Produkte aus einem bestimmen Land oder einer Preisregion nur von bestimmten Schlüsseln (und damit Personen) bearbeitet werden dürfen. Wer sich wenige Minuten mit dem Berechtigungssystem auseinandersetzt, wird dies verstehen.

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